Herhangi bir yapım işi için teklif hazırlama süreci temel olarak iki aşamadan oluşur:
- Maliyet Analizi
- Teklif Dosyasının Hazırlanması
İyi bir teklif profesyonel görünmeli ve gerekli tüm bilgileri içermelidir. Bunun için teklifinizi hazırlarken kaliteli zaman ayırmalı ve detaylı analizler yapmalısınız.
1 – Maliyet Analizi
1.1 – Proje ve Detaylarının İncelenmesi
Tam olarak ne inşa edeceğinizi anlamadan doğru bir değerlendirmede bulunamazsınız. Bunun için projeleri tüm ekleriyle beraber doğru bir şekilde anlayana kadar incelemelisiniz.
- Projedeki eksiklikler ve belirsizlikler için iş sahibi ile sürekli olarak iletişim kurmalısınız. Çünkü eksiklikler ve belirsizlikler çoğu zaman maliyet aşımına sebep olur ve teklif öncesi tüm bu aksaklıkları gidermeniz gereklidir.
- Yapılacak imalatların niteliklerinin belirlenmiş olmasına dikkat edin. Ayrıca bu imalatlar için gerekli herhangi bir ön hazırlık işlemleri (testler, izinler, resmi ödemeler vb. gibi) olup olmadığını kontrol edin. Çünkü herhangi bir test yaptırmanız ya da resmi bir harç ödeyecek olmanız sizin için ek maliyetler doğuracaktır.
1.2 – İnşaat Alanının İncelenmesi
İnşaatın yapılacağı alanın göz ardı edilmesi, inşaat sırasında beklenmedik zorluklar getirebilir ve bu da maliyet aşımına sebep olur. Bu nedenle inşaat alanını çevresiyle beraber detaylıca incelemeli ve sizin için sorun oluşturabilecek şeyleri not etmelisiniz. Böylece hem inşaat esnasında karşılaşacağınız beklenmedik sorunları öngörmüş hem de bunlardan kaynaklanacak ek maliyetleri hesap etmiş olacaksınız.
1.3 – Maliyet Kalemlerinin Belirlenmesi ve Bunların Hesaplamalarının Yapılması
Projenizi tam anlamıyla anladıktan ve inşaat alanını analiz ettikten sonra projenizi alt bölümlere ayırmalı, bu bölümlerin imalat kalemlerini belirlemeli, imalat kalemleriniz için gerekli malzeme metrajlarını ve adam-saaat hesaplarını yapmalısınız.
Örneğin;
Projenizi inşaat, mekanik, elektrik imalatları gibi ana bölümlere, yine bunları da gerekmesi halinde alt bölümlere ayırabilirsiniz. Daha sonra tüm bu bölümler için yapmanız gereken imalatların listesini hazırlayabilirsiniz.
İmalat kalemlerinin maliyetini belirlerken bu işte henüz yeniyseniz bu işi yapan firmalardan malzemeler ve sarfiyatları, ilgili imalatın gerçekleştirilmesi için gereken adam-saat miktarları gibi bilgileri talep edebilirsiniz. Ayrıca ilgili işler için uzmanlardan yardım alabilir ya da çalıştığınız şirketin daha önceki benzer işlerinden faydalanabilirsiniz. Yine de yapacağınız imalatı alt kalemlere bölmekte ve maliyet analizini yapmakta zorlanıyorsanız bu imalatlar için piyasadan teklifler alarak maliyet belirleyebilirsiniz.
Eğer imalatlarınız için alt yüklenicilere ihtiyaç duyacaksanız maliyet hesaplarında alt yüklenicilerin beraberinde getireceği maliyetleri de hesaba katmalısınız.
Önemli not: İmalat kalemleriniz dışında kalan diğer maliyet kalemlerinizi ve bilinmeyen giderlerinizi hesaba katmayı unutmayın. Örneğin; resmi harçlar ve izinler, lisanslar, öngöremediğiniz maliyetler için ana maliyetin belirli bir yüzdesi…
1.4 – Kontrollerin Yapılması
İyi bir maliyet analizi için kontrol işlemlerine de iyi zaman ayırmanız gerekir;
- Kullandığınız birimlerin doğrulayın
- Metraj hesaplarınızı tekrar gözden geçirin. Mümkünse ikinci bir kişiye inceletin
- Hesap yaparken aldığınız notları tekrar gözden geçirin…
2 – Teklif Dosyasını Hazırlanması
2.1 – Dosya/Doküman Formatlarının Oluşturulması
Teklifinizi sunmak için anlaşılır ve iyi tasarlanmış bir dosya formatı hazırlamalısınız. İnternet üzerinden bulabileceğiniz örnek formatlardan yararlanabileceğiniz gibi kendiniz yeniden bir format da oluşturabilirsiniz. Bir indekse sahip, belirli bir sırayı takip eden bir format oluşturmanız teklifinizin incelenmesi ve anlaşılması açısından kolaylaştırıcı olacaktır.
2.2 – Dosya İçeriğinin Oluşturulması
Dosya ve doküman formatınızı oluşturduktan sonra sıra teklifinizle ilgili tüm detayları içeren dokümanlarınızı içerisine eklemeye geliyor. Teklifiniz için hazırlayacağınız projeler, teknik şartname, sözleşme tasarısı vb. için aşağıdaki hususlara dikkat etmeyi unutmayın;
- Projeleriniz, detaylarınız, teknik şartnameniz vb. anlaşılır ve net olsun.
- Şirket iletişim bilgilerine ve soru/sorunlar için iletişim kurulması gereken personellerin iletişim bilgilerine yer verin.
- Teklifinizin tarihini ve teklifinizin geçerlilik süresini belirtin.
- Teklifte bulunduğunuz işin kapsamını detaylı ve net bir şekilde çizin. Örneğin, alüminyum kompozit cephe imalatını tanımlarken yalnızca temel özelliklerinden bahsedip ilgili diğer malzeme, projelendirme vb. durumlarından bahsetmezseniz imalat aşamasında işveren tarafından belirsiz olan bu konularda farklı talepler gelebilir ve bu da maliyet aşımına sebep olabilir.
- İş kapsamında olmayan ve ileride yapılması talep edilebilecek imalatlar için nasıl bir yöntem uygulanacağını belirtin.
- Alternatifler sunabileceğiniz durumlar varsa alternatif imalatlar, inşaat aşamaları vb. sunmanız yararınıza olabilir.
- Ödemelerin ne şekilde yapılacağını belirtin. Hakedişlerin nasıl düzenleneceği, avans alınıp alınmayacağı vb. gibi.
- Bir iş programı sunun ve bu programda revizyona gidilmesi gerektiğinde nasıl bir yöntem izleneceğine, sorumlulukların dağılımına… yer verin.
- İşveren ile aranızda iletişimin ne şekilde olacağını belirleyin. Örneğin imalat değişikliklerinin yazılı olarak belirtilmesi vb. gibi.
- Projede yapılacak değişiklikler için ne gibi bir yol izleneceğini net bir şekilde belirtin. Aksi halde ileride yapımını üstlenemeyeceğiniz imalatlar ortaya çıkabilir ve bundan dolayı sorumluluk almak istemeyebilirsiniz.
- İşveren ile aranızdaki sorumluluklar ve sınırları net olsun. İki tarafın da sorumluluklarını net olarak bilmesi ileride ortaya çıkacak belirsizliklere engel olacak, dolayısıyla sizi zaman ve maliyet aşımından koruyacaktır.
- Teklifinizi destekleyecek diğer dokümanları da eklemeyi unutmayın. Örneğin; sözleşme taslağınız, analizleriniz, referanslarınız, alt yüklenicileriniz olacaksa bunlar ile aranızdaki sözleşmeler ve işlerin kapsamı vb.